Avrunda arbetsdagen med en tom inkorg

När jag nyligen började på ett nytt konsultuppdrag var en av de första saker jag gjorde i Outlook att skapa upp den katalogstruktur som jag alltid använder för att hantera min e-post nuförtiden, både i jobbet och privat.

Ibland hör jag arbetskollegor och vänner klaga över svårigheter med att hitta gamla e-postmeddelanden. När jag sedan sneglar på deras e-postprogram ser jag ofta inkorgar innehållande enormt många meddelanden. En av mina före detta chefer hade över 15 000 meddelanden i sin, och kände sig lätt stressad över den stora anhopningen, som alltid gav henne ett dåligt samvete samtidigt som det slöade ned mailprogrammet och gjorde att det tog längre tid att leta fram rätt meddelande ur massan. I ett sådant läge kan det vara frestande att radera hela rasket bara för att slippa från problemet. Men det är ju i regel inte den bästa lösningen. 🙂

En tom inkorg är absolut möjligt att skaffa sig. Jag tänkte förklara hur strukturen ser ut som jag använder. Kanske kan den inspirera och komma till nytta för andra som läser det här. Metoden bygger på en process beskriven av David Allen i hans bok ”Getting Things Done”.

 

De fyra grundkatalogerna

Jag brukar börja med att skapa följande fyra kataloger, som utgör grunden för min e-posthantering:

  • 01 FEMVECKORS
  • 02 ÅTGÄRDA
  • 03 AVVAKTA
  • 04 ARKIV

Numreringen i början är främst till för att katalogerna ska hamna i önskad ordning, då de flesta e-postprogram brukar sortera alfabetiskt/numeriskt.

01 FEMVECKORS: Här placeras meddelanden som eventuellt behöver finnas kvar som referens en kortare tid, men som sedan kan slängas bort. Jag brukar sätta en regel på den här katalogen, som gör att innehållet automatiskt raderas efter fem veckor, därav dess namn. Man kan se den här katalogen som en ”papperskorg deluxe” om man vill.

02 ÅTGÄRDA: Här placeras meddelanden som innebär någon form av uppgift eller åtagande från min sida. Det kan vara ett jobb som ska göras, ett telefonsamtal som ska ringas, ett möte som ska bokas och så vidare. Den här katalogen är såklart viktigt att hålla ett öga på regelbundet, så att uppgifterna verkligen blir gjorda. Om man vill kan man dessutom flagga meddelandena och koppla ett konkret datum för respektive uppgift. När en uppgift är utförd flyttar man meddelandet till annan, lämplig katalog.

03 AVVAKTA: Här placeras meddelanden som behöver följas upp på något sätt. Ofta handlar det om en kommande uppgift för ÅTGÄRDA-katalogen som ännu inte är redo att påbörjas. Även här är det viktigt att ha någon rutin för att se till att man kollar av innehållet i katalogen med jämna mellanrum. När meddelandet är redo för någon form av åtgärd ska det flyttas till en annan katalog, exempelvis ÅTGÄRDA.

04 ARKIV: Här placeras meddelanden som behöver sparas för framtida referens. I den här katalogen kan man, om man önskar, skapa underkataloger för olika kategorier. Så brukar jag göra. Dock är det smart att begränsa antalet underkataloger, så att man inte behöver lägga alltför mycket tid på att kategorisera sina meddelanden. De flesta av oss är inga bibliotekarier och har ingen utbildning i katalogiseringssystem. Bättre då att hålla det enkelt och använda sökfunktionen. En del personer avstår helt från att skapa underkataloger, utan lägger allt i arkiv-katalogen och förlitar sig på att sökfunktionen i e-postprogrammet hjälper dem att hitta rätt. Den som använder Gmail känner säkert till den här principen som används när man väljer att arkivera meddelanden.

Utöver dessa kataloger ska man naturligtvis använda de som alltid ingår i e-postprogram:

SKICKAT: Här finns kopior av de meddelanden som har skickats.

UTKAST: Här finns de meddelanden som håller på att skrivas och ännu inte har skickats.

UTGÅENDE: Här mellanlagras meddelanden som är på väg att skickas.

PAPPERSKORG: Här placeras meddelanden som inte behöver sparas. Tack vare att vi använder FEMVECKORS kan papperskorgen när som helst tömmas utan att det innebär någon risk för att förlora något viktigt. Det känns väl tryggt?

 

Några tips för att arbeta i den här strukturen

Se till att du har någon rutin som säkerställer att du följer upp de meddelanden som ligger i ÅTGÄRDA och AVVAKTA med jämna mellanrum. Ofta kan e-postprogrammen hjälpa till att påminna om man så önskar. Alternativt kan man själv lägga in återkommande bokningar i kalendern som påminner om att göra detta vid vissa tider på dagen, t.ex. morgon och eftermiddag.

Glöm inte att flytta meddelandena allt eftersom du hanterar dem. Ofta går ett meddelande först in i AVVAKTA, därefter till ÅTGÄRDA. När uppgiften är avklarad brukar det i regel vara läge att flytta meddelandet vidare till ARKIV eller FEMVECKORS (eller varför inte direkt till papperskorgen om det inte alls behövs längre).

Målet är att plocka upp allt som kommer in i inkorgen och se till att det hamnar i rätt katalog så snart som möjligt. Tänk på din fysiska brevlåda där hemma. Inte lägger du tillbaka breven och reklambladen som du får, eller hur? Gör på samma sätt med din e-post-inkorg, så kommer du att se att det går att få den tom med jämna mellanrum. Kanske kan du se till att den alltid är tom mot slutet av dagen, eller innan du går hem från jobbet på fredagseftermiddagen.

Försök inte att hålla din inkorg tom precis hela tiden. Då riskerar du att bli en slav under strukturen, vilket inte är meningen. Det är naturligtvis helt okej att ha meddelanden kvar medan du arbetar med dem, eller innan du bestämt vad du ska göra med dem.

 

Okej, men nu har jag redan typ 5 000 mail i min inbox…

Ja, så kan det vara. Om du vill pröva att arbeta i den nya strukturen, men redan har en massa meddelanden i inkorgen sedan tidigare, så finns det ett bra sätt att komma igång utan att tappa inspirationen på grund av ”gammalt bagage”.

Knepet är att skapa en ytterligare katalog vid namn GAMMAL INKORG eller liknande. Dit flyttar du alla meddelanden från den gamla inkorgen. Voilà, nu har du en tom inkorg! Vem sade att det här med struktur behövde vara svårt? 🙂

Givetvis behöver du gå igenom och hantera innehållet från den gamla inkorgen, men det kan du göra i omgångar, efter hand. Poängen med det här knepet är att de gamla meddelandena åtminstone inte ligger framme och skapar dåligt samvete längre. Nu har du tvärtom kommit igång med att skapa en smart struktur för din e-post. Det är utan tvekan värt två tummar upp och en klapp på axeln.

 

Hitta den struktur som passar dig bäst

Den här strukturen har fungerat mycket väl för mig. Kanske kan den komma till nytta även för dig som läser det här. Men alla trivs inte att jobba på samma sätt, så mitt råd är att pröva olika strukturer och välja den som fungerar bäst.

Lycka till med att skapa ordning i e-posthanteringen!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *